Caso em sua profissão seja essencial usar o telefone e contatar indivíduos de outras nacionalidades, é importante ler o que temos a te dizer! Olha que as videochamadas – como pelo Skype ou pelo Hangouts – também precisam de quase o mesmo cuidado com ‘etiqueta’ e termologias que uma chamada on the phone…

Falar ao telefone, na minha opinião, é uma das coisas mais difíceis para se fazer usando o inglês: primeiro porque você não está olhando a boca da pessoa “mexendo”, para saber as exatas palavras que ela está dizendo. Segundo, porque a nossa resposta deve ser imediata – diferente de uma resposta por email, que pode ser pesquisada. E terceiro, porque existem vocabulários próprios para esse meio de comunicação.

Contudo, ainda que não tenha muita habilidade com isso, você pode aprender e melhorar sua comunicação. A primeira dica que podemos dar é, ao usar o telefone, se possível, grave a conversa para depois repassar as palavras novas, ou até mesmo conferir se tudo o que foi dito/ouvido está dentro do que você entendeu/falou.

Outro ponto importante é a falta de prática: caso você não costuma falar ao telefone com estrangeiros com frequência, imprima as expressões que iremos te dar para não correr o risco de esquecê-las no momento que mais precisar! Seria ideal que você pudesse praticar o que colocamos aqui com um amigo ou colega de trabalho…

Starting contact

• “Hello” / “Good morning” / “Good afternoon” / “Good evening” ⇒ sempre começar com um cumprimento é importante! Você pode dizer um simples “Alô” – ‘hello’ também é ‘olá’ – ou dizer “Bom dia” / “Boa tarde” / “Boa noite”.
• This is {your name} / {your name} speaking ⇒ essas são usadas para que a pessoa atendendo o telefone se identifique, também quando a ligação for transferida: “Aqui é {seu nome}” /  “{Seu nome} falando”.
• “I’d like to speak to {person’s name}, please” ⇒  You may use this one when you’re quite sure the person is available to talk to you.
• “May I speak to {person’s name}?” / “Could I speak to {person’s name}, please?” ⇒ essas expressões são bem mais polidas que a anterior.
• “I’m trying to contact {person’s name}” ⇒ essa expressão é mais usada quando não é a primeira tentativa de contato com a pessoa em questão.

Asking for information

• “Can I help you?” / ⇒ Essas são as frases mais usada até mesmo pessoalmente: “Posso te ajudar?” / “Como posso te ajudar?”.
• “Who’s calling please?” / “Who’s speaking?” / “Who’s this?” ⇒ essas frases estão listadas da mais à menos formal: “Quem está ligando, por favor?” / “Quem está falando?” / “Quem é?”.
• “Where are you calling from?” ⇒ essa pergunta é para saber tanto a empresa quanto a cidade ou país de origem: “De onde você está ligando?”.
• “Could I ask what company you’re with?” ⇒ para saber se a pessoa é de alguma empresa: “Você pode dizer de que companhia é?”.
• “Could you give me your mobile/phone number, please?” ⇒ “Você poderia me dar seu celular/telefone?”.
• “Could you tell me…?” ⇒ para solicitar alguma informação da outra pessoa, use: “Você poderia me dizer…?”.
• “When is a good time to call?” ⇒ se a pessoa com quem você quer falar não se encontra, e também não quer deixar recado, deve perguntar: “Quando é uma boa hora para ligar?”.
• “When is she/he going to be back?” ⇒ caso a pessoa com quem você quer falar não se encontra, basta perguntar: “Quando ele/ela vai voltar?”.
• “Are you sure you have the right number / name?” ⇒ caso a pessoa que atendeu não reconheça o assunto ou a pessoa solicitada, ela pode lhe perguntar: “Você tem certeza que tem o número certo?”.

Giving more information

• “I’m calling from ABC School, in New York” ⇒ usada para dizer a localidade ou origem da ligação: “Estou ligando da Escola ABC, em Nova Iorque”.
• “I’m calling on behalf of Mrs. Mary Johnson” ⇒ quando você está fazendo uma ligação a pedido de seu chefe, ou outra pessoa, pode-se usar: “Estou ligando em nome da Sra. Mary Johnson”.
• “The reason for my call is…” ⇒ se você quiser dizer o motivo, basta falar: “O motivo da minha ligação é…”.
• “I’m calling to clarify…” / “I just wanted to ask about…” ⇒ caso a ligação seja para tirar uma dúvida, basta dizer: “Estou ligando para esclarecer” / “Eu só queria perguntar sobre…”.

Connecting and holding

• “Hold the line, please” / “Just a moment, please” ⇒ “Aguarde na linha, por favor” / “Só um momento, por favor”.
• “Could you hold on, please?” ⇒ mais informal: “Você poderia esperar um pouco, por favor?”.
• “Thank you for holding” ⇒ “Obrigado por aguardar”.
• “The line’s free now. I’ll put you through” ⇒ “A linha está livre agora. Irei lhe transferir”.
• “I’ll connect you now” / “I’m connecting you now” ⇒ “Irei te conectar agora” / “Estou lhe conectando agora”.

Giving negative information

• “Sorry, the line’s engaged/busy. Could you call back later?” ⇒ só se deve usar essa frase quando se tentou várias vezes transferir a ligação, mas sem sucesso: “Desculpe, a linha está ocupada. Você pode ligar depois?”.
• “I’m afraid he/she’s not available at the moment” ⇒ “Receio que ele/ela não está disponível no momento”.
• “He/She’s out of the office today” ⇒ “Ele/ela não está no escritório hoje”.
• “He/She isn’t in at the moment” ⇒ “Ele/ela não está no momento”.
• “I’m afraid we don’t have a Miss Shirley Temple here” ⇒ “Receio que não temos nenhum Srta. Shirley Temple aqui”.
• “I’m sorry. There’s nobody here by that name” ⇒ “Me desculpe. Não tem ninguém aqui com esse nome”.
• “Sorry, I think you’ve dialed the wrong number” / “I’m afraid you’ve got the wrong number” ⇒ “Desculpe, acho que você discou o número errado” / “Receio que você tenha o número errado”.
• “I’m afraid I can’t give you that information” / “Sorry, but I’m not allowed to give details about that” ⇒ caso a informação solicitada não possa ser repassada: “Receio que não posso lhe dar essa informação” / “Desculpe, não estou autorizado a dar detalhes sobre isso”.

Problems to listen

• “The line is very bad … Could you speak up, please?” ⇒ “A linha está muito ruim… Você poderia falar mais alto, por favor?”.
• “Would you mind speaking up a bit? I can’t hear you very well” ⇒ “Você se importaria de falar um pouco mais alto? Não consigo te ouvir muito bem”.
• “I’m afraid I can’t hear you” ⇒ “Receio que não posso te ouvir”.
• “Could you repeat that, please?” ⇒ “Você poderia repetir isso, por favor?”.
• “Sorry. I didn’t catch that. Could you say that again, please?” ⇒ O verbo ‘catch’ deixa essa frase um pouco mais informal: “Desculpe. Não peguei. Você poderia dizer novamente, por favor?”.

Leaving or taking a message

• “Can I leave a message?” / “Could you give him/her a message?” ⇒ ambas podem ser usadas se a pessoa não conseguir falar com quem deseja, e precisa deixar uma mensagem, sendo a primeira mais informal, e a segunda, mais formal: “Posso deixar um recado?” / “Você poderia dá-lo/la um recado?”.
• “Can I take your message?” / “Would you like to leave a message?” ⇒ as duas frases são usadas quando se quer anotar um recado, sendo a primeira mais informal, e a segunda, mais formal: “Posso anotar seu recado?” / “Você gostaria de deixar um recado?”.
• “Could you ask him/her to call me back?” / “Could you tell him/her that I called?” ⇒ “Você podia pedir que ele/ela me ligue de volta?” / “Você poderia dizer a ele/ela que eu liguei?”.
• “Where can he/she reach you?” ⇒ “Onde ele/ela pode lhe encontrar?”.
• “When can he/she contact you?” ⇒ “Quando ele/ela pode lhe contatar?”.
• “Could you make sure he/she gets my message, please?” ⇒ caso você queira mostrar urgência no repasse do recado, para garantir que a pessoa irá recebê-lo, basta dizer: “Você pode se certificar que ele/ela receberá meu recado, por favor?”.

Making requests/promisses

• “Could you give me your name/number, please?” ⇒ “Você pode me dar seu nome/número, por favor?”.
• “Could you spell that, please?” ⇒ “Você pode soletrar isso, por favor?”.
• “Could you send me an email with the details?” / “Do you mind sending me the document again, please?” ⇒ se for preciso solicitar à outra pessoa que lhe envie algo com mais detalhes, ou novamente, como um e-mail ou documento, diga: “Você poderia me enviar um e-mail com os detalhes?”/ “Você se importa de me enviar o documento novamente, por favor?”.
• “I’ll ask him to call you when he/she gets back” ⇒ “Irei pedir a ele/ela que lhe ligue assim que retornar”.
• “I’ll send you the report as soon as possible” ⇒ usa-se tal frase com a promessa de enviar algum documento, relatório ou outra informação para a outra pessoa: “Irei lhe enviar o relatório o mais breve possível”.

Ending the call

• “Thanks for calling” ⇒ essa é mais usada pelo local ou empresa que recebeu a ligação: “Obrigada por ligar”.
• “Thank you for your time” / “Thank you very much for your help” ⇒ caso a pessoa que ligou queira agradecer a atenção de quem lhe atendeu, poderá dizer tanto “Obrigada pelo seu tempo” ou “Muito obrigada pela sua ajuda”.

Espero que tenha gostado! Thanks for you time with us!  😀

Fontes:
https://www.learn-english-today.com/business-english/telephone.html
https://www.fluentu.com/blog/business-english/business-english-telephone-phrases/
http://www.bbc.co.uk/worldservice/learningenglish/business/talkingbusiness/unit1telephone/1connecting.shtml